Erfolgreich und hybrid: Eindrucksvolle Events für Teilnehmer an jedem Ort

In den vergangenen Wochen haben wir viele Lockerungen in Hinsicht auf Teilnehmer-Beschränkungen für Events erlebt. Dennoch gilt: Zahlreiche Veranstaltungsformate, bei denen die Umsetzung eines Hygienekonzepts wie unserer MeetSAFE-Empfehlungen nicht sichergestellt werden kann, können bis Ende Oktober gar nicht erst stattfinden.

Dazu kommt, dass sich jedes Bundesland unterschiedlich schnell wieder öffnet. Während Baden-Württemberg seit dem 1. August nur Events erlaubt, zu denen weniger als 500 Teilnehmer erscheinen, dürfen in Brandenburg bereits seit Juni wieder bis zu 1000 Teilnehmer gleichzeitig vor Ort sein. Die Schweiz lockert die Regelungen ab Oktober noch weiter und erlaubt für manche Event-Formate mehr als 1000 Teilnehmer.

Weiterhin ist Social Distancing jedoch der beste Schutz für Teilnehmer. Das bedeutet für Venues allerdings auch, dass drastisch weniger Besucher in der gleichen Location sein dürfen.

Damit unsere Kunden trotzdem all ihre Teilnehmer ansprechen können, unterstützen wir sie mit den passenden Lösungen, um ihr Publikum auch online Teil des Events sein zu lassen. Diese Hybrid Events sind nichts Neues, spielen aber gerade in diesen Zeiten und in Zukunft eine wichtige Rolle.

Wenn wir von Hybrid Events sprechen, dann sprechen wir auch von zwei Gruppen von Teilnehmern: Eine, die live vor Ort ist, und eine vor dem Bildschirm. Der Schlüssel eines gelungenen und nachhaltigen Hybrid Events ist, beiden Gruppen von Teilnehmern die gleiche ansprechende Event Experience zu bieten. Denn um ein Meeting ins Internet zu streamen, reicht bereits eine Kamera und eine gute Internetleitung. Viel wichtiger ist jedoch, auch für das passende Engagement zu sorgen, gerade wenn man an die Ablenkungen denkt, die Teilnehmer zu Hause oder im Büro erwarten.

Es gibt zahlreiche Tools, mit denen wir Teilnehmer online und vor Ort miteinander vernetzen. Live-Umfragen, Q&A-Sessions und Chat-Funktionen sorgen dafür, dass jeder Teilnehmer involviert wird. Das gleiche gilt übrigens auch für Speaker, deren Beitrag als pre-recorded Video oder als Live Stream direkt in das Event integriert werden kann.

Mit Chime Live geben wir Teilnehmern vor Ort die Möglichkeit, sich über ihre eigenen Geräte einzubringen. Jeder kann mitdiskutieren, Infos erhalten und Einfluss nehmen, kurzum: Teil der Event Experience sein. Das gleiche gilt auch für Online-Teilnehmer, denen zudem ein Live Stream des Events zur Verfügung steht.

Wenn wir zum Beispiel eine Award-Verleihung als Hybrid Event umsetzen, können wir Sponsoren, Moderatoren oder sogar Gewinner live von ihren Geräten in die Location und online auf die Plattform streamen. Mit Hilfe sozialer Netzwerke können Gäste unabhängig von ihrem Standort an Bewertungen teilnehmen. Per Live-Chat können sich Teilnehmer on-site und on-screen miteinander austauschen und networken. Indem beide Teilnehmergruppen nahtlos zusammengebracht werden, garantieren wir Online-Teilnehmern die gleiche Experience wie Teilnehmern vor Ort.

Hybrid Events sind also nicht einfach nur eine Notlösung, die zwangsläufig in Kauf genommen wird. Sie sind eine Chance, sowohl für Eventplaner als auch für Teilnehmer. Es braucht schließlich nicht immer eine Pandemie, um Teilnehmer daran zu hindern, live vor Ort zu sein. Auch wenn durch Hybrid Events zusätzliche Kosten entstehen könnten, können diese mit ausbleibenden Reisekosten ausgeglichen werden. Außerdem ergeben sich so neue Wege, Sponsoren auf der Online-Plattform zu präsentieren. Das zahlt sich aus: Innerhalb von PSAVs Family of Companies konnten wir schon heute Hybrid Events umsetzen, deren Teilnehmerzahlen die von Live Events deutlich überstiegen.

Trotz aktueller Herausforderungen können wir Kunden dank hybrider Event-Formate auch in Zukunft dabei unterstützen, Teilnehmer nachhaltig in die Event Experience zu involvieren – ob on-site oder on-screen.