Vermeiden Sie technische Risiken bei Ihrem nächsten Online-Event!

Für Live-Events gibt es längst etablierte Standards, wenn es um Risiko- und Gefahrenanalysen geht. Durch die Herausforderungen, die mit COVID-19 einhergehen, wurden diese Standards in jüngster Zeit durch umfassende Hygiene-Empfehlungen und Konzepte, wie unsere MeetSAFE-Initiative, erweitert, um in jeder Situation die Sicherheit von Teilnehmern zu gewährleisten.

Dennoch gehören technische Herausforderungen oder gar Ausfälle zu den Worst Case-Szenarien, wenn es um Virtual und Hybrid Events geht. Neben dem Hype, den Kunden im Vorfeld über Wochen bei ihren Teilnehmern aufgebaut haben, steht auch der gute Ruf ihrer Marke auf dem Spiel.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, haben wir unter der Leitung von Dipl.-Ing. Henning Buhmann-Klein, Head of Product Management bei KFP, das Risk Assessment VirtuallySAFE entwickelt.

Mit diesem Risk Assessment Tool identifizieren wir Herausforderungen und Gefahrenpunkte bereits vor Beginn Ihres virtuellen oder hybriden Events und entwickeln maßgeschneiderte Gegenmaßnahmen, um im Ernstfall sofort reagieren zu können.

„Wir analysieren potenzielle Gefährdungspunkte bereits im Vorfeld von digitalen Veranstaltungen und definieren gemeinsam mit unseren Kunden individuelle Gegenmaßnahmen für mögliche Herausforderungen, die im Best Case gar nicht erst auftreten – aber um im Ernstfall vorbereitet zu sein und sofort reagieren zu können. Denn dem Event-Erfolg dürfen technische Herausforderungen nicht im Weg stehen“, unterstreicht Henning Buhmann-Klein.

Es muss nicht immer ein Totalausfall sein, der den Erfolg Ihres Events gefährdet. Unser Risk Assessment berücksichtigt alle Details, damit diese gar nicht erst zu bösen Überraschungen heranwachsen. Unsere Beispiele verdeutlichen, dass es sich lohnt, auf jedes Detail zu achten, um Ihre virtuelle oder hybride Veranstaltung zu einem rundum gelungenen Event-Erfolg zu machen.

Verbindungsprobleme treten auf und/oder zu geringe Bandbreite bei einzelnen Teilnehmern

  1. Um die Bandbreite zu schonen und auf die jeweiligen Bedürfnisse aller Teilnehmer einzugehen bieten wir alternative Einwahlmöglichkeiten, wie über das Telefon, an.
  2. Wir unterstützen Ihre Teilnehmer mit detaillierten Guides, damit das Einwählen zu Ihrem Event nicht an technischen Hürden scheitert.
  3. Über eine bereitgestellte Servicehotline können Teilnehmer gezielt Probleme ansprechen und fachmännisch bis zur Lösung betreut werden.
  4. Bereits im Vorfeld testen wir Systeme unter realistischen Bedingungen, um frühzeitig Anfälligkeiten zu erkennen.
  5. Individuelle Bandbreitenmessungen geben Ihnen und Ihren Teilnehmern die Gewissheit, dass die zur Verfügung stehenden Leitungen optimal für Ihren Broadcast sind.

Ein Referent muss kurzfristig die Teilnahme absagen

Nicht nur für traditionelle Veranstaltungen eine Herausforderung, sondern auch für hybride Events – Ein Referent oder eine Referentin kann kurzfristig nicht an Ihrem Event teilen. Wir haben auch für diesen Fall vorgesorgt, Alternativen entwickelt und reagieren in vier strukturierten Schritten:

  1. In Echtzeit ändern wir die Agenda Ihrer Veranstaltung und informieren die Teilnehmer der gleichen Gesprächsrunde über die Änderung im Panel.
  2. Wir kommunizieren die Programmänderung an Ihr Publikum und organisieren, wenn möglich, einen Ersatztermin für den Referenten.
  3. Wir arbeiten mit Ihnen zusammen, um auch kurzfristig Ersatzsprecher in den Ablauf Ihrer Veranstaltung miteinzubinden.
  4. Wir setzen Intercoms ein, um jederzeit zwischen Regie und Moderation kommunizieren zu können und ungeplante Programmänderungen nahtlos und ohne Zeitverlust weiterzugeben.

Mit VirtuallySAFE, unserem Risk Assessment für virtuelle und hybride Veranstaltungen, analysieren wir im Vorfeld Ihrer Veranstaltung unterschiedliche Aspekte und bewerten sie nach einem Punktesystem. So identifizieren wir umgehend, ob es sich um vertretbare Risiken handelt, die keinen Einfluss auf den Gesamtablauf einer Veranstaltung haben, oder aber ob es sich um ein hohes Risiko handelt, das mit erheblichen Qualitätseinbußen der Gesamtveranstaltung einhergeht und Gegenmaßnahmen dringend erforderlich sind, um Ihren Gästen ein nachhaltig positives Event-Erlebnis zu ermöglichen.

KFP Five Star Conference Service ist führender Medientechnik-Partner für Hotels, Industrie und Agenturen und Teil der globalen PSAV/Encore-Gruppe. Mit  VirtuallySAFE setzt KFP einen neuen Standard in einer sich durch COVID-19 verändernden MICE-Industrie.

Sie wollen mehr über VirtuallySAFE erfahren? Schreiben Sie unseren Event-Experten und erfahren Sie, wie wir gemeinsam den Herausforderungen Ihres Online-Events begegnen.